DIGITAL EVOLUTION PARTNER · LEGAL & FDI

Nhận thêm hồ sơ FDI mà không phải tuyển thêm người.

Hồ sơ, tài liệu, trao đổi với khách và hạn xử lý nằm trong một luồng công việc rõ ràng. AI hỗ trợ chuyên viên dịch Việt–Anh theo glossary riêng, tóm tắt lịch sử hồ sơ và chuẩn bị báo cáo — để đội ngũ dành nhiều thời gian hơn cho nghiệp vụ cần chuyên môn.

Nhận tư vấn miễn phí ↗Xem cách vận hành ↓

✓ AI hỗ trợ chuyên viên — quyết định pháp lý vẫn do người có chuyên môn thực hiện.

LEGAL OPERATIONS / HỒ SƠ FDI● ĐANG THEO DÕI

Công ty ABC Việt Nam · Hồ sơ IRC

Mã hồ sơ: FDI-2026-018 · Giao diện minh họa

06Bước trong quy trình

02Việc cần theo dõi

05 ngàyĐến mốc tiếp theo

✓

Kiểm tra hồ sơ đầu vàoĐã hoàn tất · minh họa

Hoàn tất

文

Chuẩn hóa bản dịch Việt – AnhGlossary của firm · Chờ soát

Đang xử lý

⌁

Rà soát mốc nộp hồ sơNgười phụ trách và hạn hiển thị

Theo dõi

NGHE QUEN KHÔNG?

Đội ngũ đang làm nghiệp vụ — hay đang đi tìm thông tin?

Khi mỗi hồ sơ nằm rải rác trong email, Zalo, file cá nhân và trí nhớ của chuyên viên, càng nhận thêm khách càng khó kiểm soát chất lượng lẫn chi phí.

01 / LỊCH SỬ

“Khách hỏi lại chuyện 3 tháng trước, cả team lại lục email và Zalo.”

Không có dòng thời gian chung

02 / BÀN GIAO

“Chuyên viên nghỉ rồi, giờ không ai nắm hồ sơ này.”

Kiến thức mắc kẹt ở từng người

03 / SONG NGỮ

“Cùng một thuật ngữ mà mỗi người dịch một kiểu.”

Review lại từ đầu, tốn thời gian

04 / DEADLINE

“Giấy phép lao động sắp hết hạn mà giờ mới nhớ ra.”

Nhắc hạn phụ thuộc trí nhớ

05 / LỢI NHUẬN

“Cuối quý mới biết hồ sơ nào làm nhiều mà chẳng có lãi.”

Chuyên viên thấy

Mốc gia hạn liên quan trong lịch theo dõi.

Managing Partner thấy

Cơ hội chăm sóc khách cũ, đề xuất dịch vụ.

* Checklist, mốc thời gian và quy tắc nhắc việc được cấu hình theo SOP, loại hồ sơ và yêu cầu áp dụng của từng firm.

AI HỖ TRỢ CHUYÊN VIÊN

Ít thời gian xử lý thủ công. Nhiều thời gian hơn cho công việc chuyên môn.

AI không thay luật sư đưa ra kết luận pháp lý. AI hỗ trợ xử lý thông tin để chuyên viên có điểm bắt đầu tốt hơn, rồi kiểm tra và chịu trách nhiệm với nội dung cuối cùng.

文

Dịch Việt – Anh theo glossary riêng

Áp dụng bộ thuật ngữ của firm để bản dịch nhất quán hơn giữa hợp đồng, hồ sơ doanh nghiệp và tài liệu làm việc. Chuyên viên kiểm tra thuật ngữ, tên riêng, số liệu và trích dẫn trước khi phát hành.

Giảm vòng sửa bản dịch, giữ đúng cách dùng từ của firm.

↺

Tóm tắt lịch sử hồ sơ

Cô đọng chuỗi email, ghi chú và trao đổi đã lưu thành các ý chính: chuyện gì đã xảy ra, ai xử lý, khách được phản hồi thế nào và quyết định cuối cùng là gì.

Tìm lại bối cảnh nhanh hơn khi khách hỏi hoặc bàn giao.

Hỗ trợ tra cứu văn bản

Hỗ trợ tìm và tổng hợp thông tin từ nguồn được lựa chọn, gợi ý điểm cần kiểm tra và dẫn lại nguồn để chuyên viên đối chiếu. Không thay thế xác minh hiệu lực văn bản hay ý kiến pháp lý.

Chuẩn bị nhanh hơn, có căn cứ để chuyên viên xác minh.

DÀNH CHO NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU FIRM

Không chỉ biết hồ sơ đang ở đâu. Cần biết hồ sơ có tạo ra giá trị không.

Khi tiến độ, giờ công và yêu cầu phát sinh được ghi nhận theo hồ sơ, Managing Partner có dữ liệu để quyết định nhận thêm việc, điều phối đội ngũ và chăm sóc khách hàng đúng lúc.

↗

Biến nhắc gia hạn thành cơ hội doanh thu

Theo dõi mốc gia hạn IRC, ERC, giấy phép lao động và visa theo thông tin đã cấu hình. Chủ động liên hệ khách hàng cũ và trao đổi dịch vụ tiếp theo.

◷

Nhìn rõ lãi/lỗ theo từng hồ sơ

Gắn giờ công, chi phí và doanh thu liên quan để xem hồ sơ nào vượt dự toán, dịch vụ nào tiêu tốn nhiều nguồn lực và khâu nào cần chuẩn hóa.

＋

Ghi nhận chính thức phần việc phát sinh

Yêu cầu thêm từ khách được ghi nhận, giao người xử lý và đối chiếu phạm vi dịch vụ. Hạn chế làm thêm qua Zalo nhưng không cập nhật tiến độ hoặc phí.

CASE STUDY · VIVA

Từ 8 giờ rà soát lịch sử hồ sơ xuống còn 30 phút.

Trong tình huống khách khiếu nại về một trao đổi từ vài tháng trước, đội ngũ cần dựng lại diễn biến và xác định căn cứ phản hồi — thay vì bắt đầu bằng việc tìm kiếm thủ công ở nhiều nơi.

8 giờThời gian rà soát theo cách làm trước đây

30 phútThời gian với cách làm được ghi nhận trong case Viva

Bốn câu hỏi cần trả lời trước khi phản hồi khách

Xảy ra khi nào?
Xác định mốc thời gian của trao đổi và sự kiện liên quan.

Ai đã xử lý?
Tìm người phụ trách và lịch sử bàn giao.

Khách được phản hồi ra sao?
Đối chiếu nội dung đã gửi và ghi chú liên quan.

Quyết định cuối là gì?
Tóm tắt kết luận hoặc hướng xử lý đã thống nhất.

Kết quả: thời gian rà soát giảm từ 8 giờ xuống 30 phút theo case Viva. Đây là kết quả của tình huống cụ thể, không phải cam kết cho mọi hồ sơ.

BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

Quyền truy cập và cách lưu trữ phải được thiết kế cùng quy trình.

Thông tin pháp lý và dữ liệu khách hàng cần được quản trị theo chính sách của firm, không chỉ chuyển từ file cá nhân lên một hệ thống khác.

Phân quyền theo vai trò và hồ sơ

Xác định ai được xem, cập nhật, phê duyệt hoặc chia sẻ tài liệu theo vai trò, nhóm phụ trách và chính sách nội bộ.

Tập trung tài liệu và phiên bản

Thiết kế nơi lưu trữ theo hồ sơ, quy ước đặt tên, quyền tải xuống và cách quản lý phiên bản phù hợp với hệ thống triển khai.

Làm rõ dữ liệu dùng với AI

Thống nhất dữ liệu nào được xử lý, nhà cung cấp và cấu hình nào được sử dụng, thời hạn lưu giữ và yêu cầu tuân thủ trước khi bật tính năng.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Điều Managing Partner thường muốn biết trước khi bắt đầu.

Hệ thống có phù hợp với quy trình riêng của firm không?

Có thể thiết kế luồng hồ sơ, checklist, phân công và điểm kiểm tra theo SOP của firm. Phạm vi cấu hình được xác định sau khi rà soát các loại hồ sơ, cách phối hợp và báo cáo cần có.

AI có tự tư vấn pháp lý hoặc tự phát hành bản dịch không?

Không nên giao cho AI tự đưa ra ý kiến pháp lý hoặc tự phát hành tài liệu quan trọng. AI hỗ trợ dịch, tóm tắt và chuẩn bị thông tin; chuyên viên xác minh nội dung, nguồn, thuật ngữ và phê duyệt trước khi sử dụng.

Có thể theo dõi IRC, ERC, Work Permit và Visa không?

Có thể thiết lập quy trình riêng theo từng loại hồ sơ, gồm checklist, người phụ trách, mốc theo dõi và nhắc việc. Các mốc cụ thể cần được firm xác nhận theo trường hợp áp dụng và quy định hiện hành.

Có phải bỏ email và Zalo ngay lập tức không?

Không nhất thiết. Mục tiêu là ghi nhận trao đổi và quyết định quan trọng vào đúng hồ sơ để đội ngũ có lịch sử nhất quán. Việc kết nối hoặc chuyển dữ liệu từ công cụ hiện tại được đánh giá theo nhu cầu và khả năng tích hợp.

Làm sao biết hệ thống có giúp tiết kiệm chi phí?

Trước triển khai, có thể thống nhất các chỉ số như thời gian tìm lịch sử hồ sơ, vòng sửa bản dịch, tỷ lệ công việc trễ hạn, giờ công theo hồ sơ và số yêu cầu phát sinh được ghi nhận.

BẮT ĐẦU TỪ QUY TRÌNH THỰC TẾ CỦA BẠN

Đừng tuyển thêm người chỉ để giữ cho hồ sơ không bị rơi rớt.

Cùng Leonix rà soát luồng hồ sơ FDI, cách đội ngũ đang lưu tài liệu và các điểm mất thời gian — sau đó xác định lộ trình vận hành phù hợp với firm của bạn.

Nhận tư vấn miễn phí ↗Nhận eBook Legal Intelligence Hub ↗

GIẢI PHÁP SỬ DỤNGCRM·Sales·Project·Documents·Timesheets·Accounting·AI